Buscando el escáner perfecto

Hasta ahora, está claro que el mito oficina sin papel es solo eso, un mito. Pero no descarte toda la idea: si bien puede que no sea realista renunciar por completo a los documentos físicos, ciertamente puede reducir su dependencia de ellos y aprovechar las ventajas de un flujo de trabajo «ligero».

Para empezar, si su oficina está llena de armarios voluminosos, puede reclamar este espacio digitalizando extractos, facturas, registros de ventas y documentos legales. Se pueden enviar copias impresas originales para garantizar el almacenamiento de archivos, donde estén protegidas de desastres como incendios e inundaciones, mientras que el espacio del piso se utiliza de manera más eficiente.

Aún mejor, mantener copias digitales en un depósito central permite al personal encontrar y acceder instantáneamente a los documentos que necesitan, lo que a su vez les permite trabajar de manera más eficiente y responsable.

Por supuesto, deberá invertir algo de tiempo en el proceso de escaneo en sí, pero hay muchos escáneres de escritorio rápidos y asequibles en el mercado que pueden ayudarlo a escanear rápidamente grandes volúmenes de documentos y mantenerse al día con los nuevos sobre la marcha. eso es suficiente. Hay una serie de modelos de clase empresarial, como Brother, Canon, Fujitsu y Kodak Alaris, que pueden realizar trabajos breves con sus archivos en papel.

Escanea lo esencial

Antes de invertir en un escáner de escritorio, piense en sus requisitos. En casi todos los casos, le recomendamos que elija un modelo con un alimentador automático de documentos (ADF) para que pueda escanear pilas de documentos sin tener que alimentar cada hoja manualmente. Las capacidades varían, así que busque una que se adapte a su carga de trabajo esperada.

Otro aspecto importante es la velocidad. Si tiene una gran lista de documentos para procesar, entonces querrá un escáner rápido diseñado para manejar muchos miles de páginas al día. Estos escáneres suelen costar entre 350 y 450 GBP; puede esperar velocidades de escaneo de aproximadamente 40 a 50 páginas por minuto (ppm) y ciclos operativos de entre 4.000 y 5.000 páginas por día.

Luego está la cuestión de si necesita un escaneado a dos caras. En un intento por reducir los costos y el impacto ambiental, muchas empresas ahora imprimen en ambos lados de cada hoja. Si tiene muchos documentos a dos caras para escanear, no querrá pasar todo el día hojeando las páginas: busque un escáner dúplex con sensores de imagen en ambos lados de la ruta del papel para que pueda escanear ambos lados del papel. el papel uno pasa.

Pasaporte escaneado

Seamos realistas: los documentos que necesita escanear probablemente no serán pilas perfectas de páginas A4 limpias. Los escáneres comerciales modernos pueden manejar una amplia gama de tamaños y grosores de documentos y vienen con sofisticados sensores de detección de atascos que pueden identificar cuando una página se atasca en el mecanismo y detener los rollos de papel antes de que el documento original se dañe.

Si esto no es lo suficientemente silencioso, considere un ADF / escáner plano combinado: le brinda la opción de colocar originales delicados o voluminosos en la placa de vidrio y escanearlos en su lugar. Esto no es necesariamente algo que deba comprar por adelantado, ya que algunos proveedores ofrecen unidades opcionales con una plataforma adicional que se conecta a la unidad principal para brindarle lo mejor de ambos mundos. Si solo necesita manipular algunos originales frágiles, es posible que también deba comprar hojas de envío o sobres de plástico para protegerlos durante el proceso de escaneo.

También vale la pena mencionar un caso especial con el que tienen que lidiar algunas empresas: en ciertas industrias (como la hotelería), a menudo es necesario escanear el pasaporte de un cliente. Un ADF estándar puede tener problemas con este trabajo porque los pasaportes son obviamente más pequeños y más gruesos que el documento comercial típico. Puede buscar un modelo diseñado específicamente para el procesamiento de pasaportes o uno que le permita poner los pasaportes en una funda protectora. Alternativamente, puede tener un soporte plano a mano para este trabajo específico.

Opciones de conexión

Los escáneres más baratos tienden a conectarse directamente a una computadora a través de USB. Esto los hace fáciles de configurar, pero es posible que termine dedicando una estación de trabajo completa al escaneo y administración de documentos, lo cual no es un uso excelente de los recursos.

Los escáneres de red no son mucho más costosos y, dado que no requieren una computadora host, tiene mucha más flexibilidad para ubicarlos. Algunos incluso tienen soporte para Wi-Fi, aunque tenga en cuenta que normalmente no es posible usar conexiones por cable e inalámbricas al mismo tiempo.

Una vez que haya configurado un escáner de red, el personal autorizado puede controlarlo desde sus propios escritorios, y algunos proveedores ofrecen aplicaciones gratuitas para que los usuarios puedan comprar escaneos directamente en su dispositivo móvil. Si desea que la fuerza laboral móvil disfrute de las operaciones táctiles y de escaneo, busque dispositivos con un chip NFC.

Entrar en la misma página

Cada fabricante de escáneres ofrece su propio paquete de software adjunto, pero todos admiten el escaneo a una variedad de destinos especificados por el usuario, con opciones típicas, incluidas carpetas locales o de red y servidores FTP o SharePoint. Es esencial que estandarice las ubicaciones de escaneo o que sus documentos digitales se distribuyan rápidamente en múltiples sistemas y ubicaciones, haciendo que sea imposible encontrar lo que está buscando.

Incluso puede tener sentido omitir por completo su almacenamiento local y escanear en la nube. Los proveedores brindan instalaciones seguras para restringir el acceso a ciertos usuarios, y usted obtendrá la bonificación adicional de almacenamiento fuera del sitio para que se pueda acceder a sus documentos desde cualquier lugar.

Otra cosa a estandarizar son los formatos de salida. Para la mayoría de los propósitos, los escaneos en escala de grises a 200 ppp son buenos: más detalles es una pérdida de tiempo y almacenamiento. Le recomendamos que guarde sus escaneos en formato PDF, ya que es ampliamente aceptado y altamente eficiente en almacenamiento. Puede utilizar la función OCR (reconocimiento óptico de caracteres) del software del escáner para crear archivos PDF con capacidad de búsqueda (sPDF), lo que le permite encontrar instantáneamente documentos que contienen términos como nombres de clientes.

Haga una búsqueda y encontrará una serie de soluciones de escaneo de escritorio asequibles que ofrecen una multitud de funciones de escaneo y administración de documentos que son ideales para las pymes, por lo que no hay excusa para abarrotar su oficina con montones de documentos físicos.

Rate this post

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Scroll al inicio