Cinco ventajas de almacenar documentos en la nube para trabajo remoto

Ha habido mucho debate en los últimos años sobre la infraestructura en el sitio frente a la nube. Dependiendo de sus necesidades y circunstancias específicas, existen ventajas y desventajas al elegir cualquiera de las opciones: muchas organizaciones finalmente optan por optar por una combinación de ambas.

Sin embargo, las tendencias laborales cambiantes y el impacto de la pandemia COVID-19 han aumentado significativamente los proyectos de transformación digital y la adopción de tecnologías en la nube (según investigación realizada por Snow Software, El 82% de los líderes de TI han mejorado su uso de la nube para ayudar a navegar durante los primeros meses de la pandemia).

Una de las áreas clave de la adopción de la nube han sido las soluciones de gestión de documentos en la nube, lo que no es sorprendente dado lo vital que ha sido para las empresas continuar operando como de costumbre cuando de repente se les pide que establezcan acuerdos de trabajo remoto. Desde la flexibilidad y la escalabilidad hasta la seguridad, aquí hay cinco beneficios clave de almacenar documentos en la nube para el trabajo remoto.

Acceso remoto

Cuando se trata de trabajar desde casa, el fácil acceso remoto es esencial y no es difícil ver cómo la nube, que por su naturaleza está diseñada para ser accedida desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, en cualquier parte del mundo, es una gran ventaja. . Las organizaciones que ya operan una solución de almacenamiento de documentos en la nube encontrarán mucho más fácil pivotar en un modelo de trabajo desde casa cuando el bloqueo golpee repentinamente porque los archivos y la información vitales han permanecido fácilmente accesibles.

Si bien se puede acceder al almacenamiento local de forma remota, la arquitectura que permite esto puede ser complicada, engorrosa e inflexible, requiriendo una serie de características de seguridad, incluidas contraseñas, firewalls y VPN barreras que deben instalarse para mantener la seguridad de los datos. Todo esto puede evitar que los trabajadores remotos accedan a la información que necesitan de forma rápida y sencilla, lo que puede tener un efecto grave en las operaciones comerciales.

Seguridad

El uso de una solución de gestión de documentos en la nube transfiere la responsabilidad de muchas funciones de los equipos de TI a los proveedores, incluida la cuestión vital de la seguridad. Los servicios en la nube están diseñados para el acceso remoto, y los proveedores han invertido cada vez más para que este acceso sea seguro, a medida que sus bases de usuarios han crecido.

Cuando se trata de almacenamiento local, los equipos de TI internos deben proteger los documentos contra robos o accesos no autorizados. Los sistemas utilizados para permitir el acceso remoto pueden aumentar el riesgo de fallas de seguridad y comunicación. Y cuando algo sale mal, es responsabilidad de los equipos de TI internos hacer frente a las consecuencias.

fiabilidad

En una época en la que el trabajo remoto era mucho menos común que en la actualidad, los sistemas de almacenamiento in situ no deberían haber podido hacer frente a un gran número de personas que acceden a los documentos de forma remota al mismo tiempo. Y en el día ocasional en el que un empleado podía trabajar desde casa, el acceso más lento o más rápido podría haberse considerado un costo razonable para poder concentrarse en un trabajo sin distracciones desde la oficina.

Pero con una proporción mucho mayor de trabajadores que se conectan desde casa, la infraestructura local se verá sometida a una mayor presión, y un rendimiento deficiente en ocasiones excepcionales puede volverse intolerable todos los días. Los beneficios de una latencia más baja también se pierden cuando la fuerza laboral no se basa en la oficina. La nube pública es, por su naturaleza, más adecuada para la gestión del acceso remoto, lo que la convierte en una solución de almacenamiento más confiable para este nuevo paradigma de trabajo desde casa.

Gestión de sistemas

Una de las ventajas del almacenamiento in situ es que, en circunstancias normales, proporciona a los equipos de TI acceso inmediato y vigilancia de los sistemas. Pero con las barreras repentinas para los desplazamientos a la oficina, el acceso a los centros de datos ya no es un hecho.

El uso de una solución de gestión de documentos en la nube transfiere la responsabilidad de mantenimiento de los equipos de TI a los proveedores. De esta manera, las empresas pueden relajarse, sabiendo que los archivos están en buenas manos, respaldados y accesibles para el personal, y los equipos de TI pueden concentrarse en otras tareas.

Flexibilidad y escalabilidad

Con acceso limitado a los sistemas locales, la capacidad de los equipos de TI para responder al cambio también se verá afectada. Durante el tiempo de inactividad, la flexibilidad es vital, y las organizaciones que manejan grandes cantidades de datos o archivos grandes, en particular, pueden enfrentar dificultades si no pueden reaccionar de manera efectiva.

El almacenamiento en la nube se puede escalar instantáneamente en ambas direcciones, sin la necesidad de empleados en el sitio. Las organizaciones pueden pagar por lo que necesitan y reaccionar ante cambios repentinos sin ejercer presión adicional sobre los equipos de TI.

Aunque existen ventajas en la operación de la infraestructura de almacenamiento en el sitio, la versatilidad y la capacidad de respuesta de la nube ha sido una herramienta vital para mantener el acceso de los trabajadores a documentos vitales. Sin estos servicios, el impacto en las operaciones comerciales habría sido mucho peor.

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