La pandemia de COVID-19 ha acelerado las prácticas laborales ágiles y flexibles existentes dentro de las organizaciones. Y como tal, muchas empresas han adoptado el uso compartido de archivos en la nube para brindarles a los empleados una forma simple y segura de compartir documentos con colegas, sin importar dónde se encuentren.
Además, los servicios para compartir modernos ya no se limitan al almacenamiento básico en la nube. De hecho, en los últimos años, muchos de estos servicios han evolucionado de manera bastante sofisticada. colaboración ofrece, con características y funcionalidades adicionales para facilitar la interacción con documentos compartidos mientras se encuentra en configuraciones remotas.
Incluso cuando los empleados regresan a la oficina, las soluciones en la nube pueden ofrecer una serie de beneficios. Las suites de colaboración en el sitio son costosas de administrar y difíciles de mantener, pero los servicios en la nube no requieren servidores físicos ni almacenamiento. Con una gran cantidad de proveedores para elegir, su empresa solo necesita pagar por los servicios y el soporte que necesita.
El año pasado, justo antes de la pandemia, Profesional de TI servicios de intercambio de archivos en la nube probados desde 1 y 1 Ionos, Caja, Citrix y Tesoro. Cada uno ofrecía una amplia gama de capacidades para compartir archivos y las probamos todas en el laboratorio para ayudarlo a realizar la compra correcta.
El plan principal
El primer trabajo en la lista al elegir un servicio de intercambio de archivos es la investigación. Con tantas opciones para encontrar, encontrar un plan de almacenamiento en la nube adecuado puede ser un poco estresante, pero dedicar un poco de tiempo a mirar lo que le rodea puede ahorrarle dinero a largo plazo.
La mayoría de ellos Almacenamiento en la nube Los planes se evalúan en función de una combinación del número de usuarios aceptados y la capacidad de almacenamiento. Sin embargo, algunos planes estipulan un número mínimo de usuarios, por lo que el costo real podría ser mucho más alto de lo que sugeriría el precio por usuario.
Del mismo modo, es importante saber exactamente cuánto almacenamiento paga. Algunos planes parecen brindar una generosa cantidad de almacenamiento para cada usuario, cuando, de hecho, la cifra publicitaria es un total que debe ser compartido por todos. Si el plan no establece explícitamente que la asignación antes mencionada es para cada usuario, probablemente no lo sea.
Un tema que debe tenerse en cuenta es el tamaño máximo de archivo. La mayoría de los servicios en la nube admiten archivos de varios gigabytes, que serán suficientes para la mayoría de las empresas, pero si es necesario transferir archivos muy grandes (como imágenes de video sin procesar), compruebe si está permitido.
Otra forma de ahorrar dinero es elegir las condiciones de pago adecuadas. Las suscripciones mensuales son convenientes si no desea ser a largo plazo, pero muchos proveedores ofrecen descuentos sustanciales cuando se suscribe a un contrato anual.
Al final, sé brutal con quien eres en realidad requiere acceso al servicio en la nube elegido. No tiene que pagar para que se incluya a todas las personas de su empresa.
Lucha por los usuarios
Existen muchas soluciones gratuitas para compartir archivos en la nube, pero te recomendamos que lo dejes claro: tienen límites de almacenamiento bajos y no brindan una gestión adecuada para los usuarios y los datos compartidos. La mayoría de los planes de negocios, por otro lado, incluyen un portal administrativo en la nube, que le permite administrar el acceso y hacer cumplir las medidas de seguridad, como la autenticación de dos factores.
A menudo, puede agregar usuarios a su lista de uso compartido enviando una invitación por correo electrónico directamente desde el portal administrativo. Una vez que se ha recibido, el destinatario solo necesita hacer clic en el enlace del correo electrónico para unirse al grupo de colaboración. Luego obtendrán acceso a un portal web personal conectado a su cuenta de administración de archivos. También se proporciona normalmente un agente de escritorio, que mantiene todos los archivos en las carpetas locales seleccionadas sincronizados, para que las últimas versiones estén siempre a mano. Algunos agentes le permiten ahorrar espacio en el disco duro almacenando los datos seleccionados solo en la nube, pero esto puede evitar que pierda el acceso a Internet.
Restricciones de cifrado
Si planea confiar sus datos a un servicio de terceros, tienes que pensar en la seguridad. Los documentos confidenciales y la información personal deben estar protegidos, así que asegúrese de que su futuro proveedor encripte los datos antes de que se transmitan y los almacene solo en forma encriptada. Para una seguridad aún mayor, considere los servicios que ofrecen encriptación sin conocimiento, en los que el proveedor no tiene acceso a las claves.
También vale la pena pensar en la soberanía de los datos. Cumplimiento de las regulaciones puede estipular que sus datos deben almacenarse en una jurisdicción específica: si esto se aplica a usted, busque un proveedor que brinde servicios de residencia de datos con una variedad de ubicaciones de centros de datos.
Luego está la cuestión de si sus usuarios podrían violar accidentalmente la seguridad al compartir enlaces a archivos almacenados en la nube. Busque servicios que proporcionen registros de acceso y permitan a los usuarios proteger con contraseña los enlaces de descarga compartidos, así como hacer cumplir los límites de descarga y las fechas de vencimiento.
Aunque no es estrictamente un problema de seguridad, también vale la pena buscar la versión del archivo. Los servicios de almacenamiento en la nube no deben usarse para la copia de seguridad principal de su negocio, pero la capacidad de devolver archivos a un estado anterior de manera rápida y sencilla puede ser extremadamente valiosa. El soporte varía considerablemente entre proveedores: algunos almacenarán hasta diez versiones anteriores de cada archivo, mientras que otros lo extenderán a 50.
En la carretera
La última pieza del rompecabezas es el soporte móvil, que permite a los usuarios acceder a archivos compartidos desde un teléfono o tableta. Los mejores proveedores ofrecen aplicaciones gratuitas de iOS y Android, y algunos incluyen funciones avanzadas, como la capacidad de usar la cámara de su dispositivo para «escanear» documentos en su cuenta en la nube.
Algunos servicios también ofrecen una estrecha integración con otras aplicaciones, como Oficina 365, Flojo y Fuerza de ventaspara que se adapten perfectamente a su flujo de trabajo existente. Sin embargo, no hay dos empresas que tengan exactamente los mismos requisitos, así que siga leyendo para ver cuál de los servicios de intercambio de archivos probados este mes podría ser su próximo socio de colaboración en la nube.
