Es casi inevitable que la mayoría de las personas se encuentren con Dropbox en algún momento, ya que es una de las plataformas de intercambio de archivos en la nube más populares. Por buenas razones; Dropbox ofrece un excelente conjunto de funciones, con sus planes de negocios, que agregan herramientas esenciales para la colaboración y una mayor seguridad.
Estamos revisando el plan Business Advanced que amplía la versión estándar con almacenamiento en la nube ilimitado, roles de administrador escalonados y seguimiento de eventos de archivos. Puedes registrarte para una prueba de 30 días, y Dropbox solo quiere los detalles de tu tarjeta si decides conservarlos.
Agregar nuevos miembros a su equipo es fácil, ya que las invitaciones se envían por correo electrónico directamente desde la consola de administración. Después de hacer clic en el enlace, los usuarios ingresan su nombre, eligen una contraseña y descargan la aplicación de Dropbox.
Todo el proceso toma de 5 a 6 minutos y cada usuario recibe una carpeta de Dropbox personal y acceso directo a todas las carpetas compartidas que puede ver. Si se les permite, también pueden decidir si ahorrar espacio en el disco duro y tener archivos disponibles solo en línea.
La carpeta de Dropbox local muestra todos los archivos almacenados en la nube, que luego se pueden descargar para editar. La opción local aún almacena los archivos en la nube, pero también los descarga en la carpeta de Dropbox para acceso instantáneo.
Las funciones para compartir archivos son excelentes con el contenido de cualquier carpeta de equipo disponible inicialmente para todos los miembros. Puede ajustar esto decidiendo quién tiene permiso para acceder y editar las carpetas del equipo de nivel superior y establecer permisos para compartir incluso en carpetas y archivos individuales.
La configuración de enlaces protege las carpetas y archivos compartidos, por lo que puede decidir quién puede verlos, qué privilegios de edición tienen y si pueden publicar comentarios. Se pueden proteger con contraseña y se puede establecer una fecha de vencimiento para que el enlace deje de estar disponible.
Las tareas de administración se pueden delegar agregando privilegios a miembros seleccionados. Los administradores de usuarios pueden agregar y eliminar miembros del equipo y grupos, mientras que los administradores de soporte administran la administración de contraseñas de cuentas y las solicitudes de recuperación de archivos eliminados.
Las solicitudes de archivos son una función útil, ya que puede pedirle a cualquier persona, incluidos aquellos que no tienen una cuenta de Dropbox, que le envíe un archivo. Simplemente cree una solicitud por correo electrónico y el destinatario elige un archivo local y lo envía a la carpeta de Dropbox que especificó en la solicitud.
Dropbox Paper proporciona excelentes herramientas de edición de documentos en línea. Permite a los miembros del equipo crear documentos que se pueden ver, compartir y editar directamente desde el portal web de Dropbox y exportar en formatos Word, PDF y Markdown.
Dropbox Badge admite archivos de Microsoft Office, te permite ver quién más está viendo y editando archivos compartidos en tu escritorio y te permite actualizar tu versión con los cambios que hayas realizado. Requiere cargar el agente de Dropbox para Windows o Mac y agregar un ícono al costado de la ventana del documento que muestra quién más está accediendo al documento.
La seguridad de acceso general es estricta: los administradores pueden habilitar controles de contraseña globales y elegir la configuración «moderada» o «muy fuerte». Dropbox compara sus contraseñas con una base de datos de patrones y dejará de usar contraseñas débiles o fáciles de adivinar.
Puede habilitar esta función en cualquier momento, mientras que los cambios regulares de contraseña se pueden aplicar desde la consola de administración con un solo clic. Hay varios: el plan también incluye autenticación de dos factores (2FA) que utiliza códigos de seguridad únicos de seis dígitos, mientras que Conexión simple (SSO) le permite redirigir la información de inicio de sesión de los usuarios a proveedores de identidad compatibles. SAML 2.0.
A las empresas que quieran muchas herramientas de colaboración en la nube y sin límites de almacenamiento les gustará Dropbox Business Advanced. Las funciones para compartir archivos no pueden fallar, es fácil de administrar y la seguridad de la cuenta no se vuelve mucho más difícil.
Veredicto
A las empresas que quieran muchas herramientas de colaboración en la nube y sin límites de almacenamiento les gustará Dropbox Business Advanced. Las funciones de intercambio de archivos no pueden fallar, es fácil de administrar y la seguridad de la cuenta tampoco se vuelve mucho más difícil.
